İşyerleri için belge ve kayıtların arşivlenmesi son derece önemli bir çalışmayı beraberinde getiriyor. Düzenli bir arşiv yapabilmek için sunum dosyası ve muhasebe kayıtları gibi tüm belgelerin belirli gruplara ayrılması ve arşiv çalışmasının bu doğrultuda yapılması gerekiyor. Zaman zaman arşivden belgenin çıkarılması ve yeniden aynı yere konabilmesi için arşivleme çalışmasında numaralandırma yapılması da gerekiyor.
Arşivleme Yaparken Nelere Dikkat Edilmeli?
Öncelikle mali defterlere de kaydı yapılması gereken evrakların ayrı olarak arşivlenmesi gerekir. Bu belgelerin tarih sırasına göre sıralanması, dikkat edilmesi gereken bir diğer husus olabiliyor. Muhasebe alanında değerlendirilmesi gereken evraklar ile mali deftere kaydı yapılan evrakların birbirine karıştırılmaması gerektiğinden her iki grupta olması gereken evrakların fotokopi ile çoğaltılarak arşivlenmesinde fayda var.
Muhasebeciler tahsilat makbuzları, ödeme makbuzları, çek koçanları, bildirgeler, beyannameler, alış ve satış belgeleri, sözleşmeler, bordrolar ve benzeri belgelerle meslek hayatı boyunca sıklıkla karşılaşırlar. Tüm bu belgeler de sunum dosyası gibi diğer evraklar ve belgeler ile asla karıştırılmadan ayrı olarak arşivlenmelidir. Bu belgelerin VUK ve TTK gereğince 5 ila 10 yıl arasında saklanması gerektiği de unutulmamalı. Bu nedenle evraklara tarih ve numara verilmesi gerekebilir.
Yazışma Evrakları Nasıl Arşivlenmeli?
Yazışma evrakları işyerlerinde genellikle arşivlenmesi ihmal edilen belgeler olabiliyor. Oysa tüm yazışmaların da mutlaka saklanması gerekir. Bu yazışmaları en düzenli şekilde arşivlemenin yolu numara vermekten geçer. 1’den başlayarak numaralandırma şeklinde yazışmaların arşivlenmesi ve bir de arşiv bilgi listesinin hazırlanması, gereken bir belgenin kolayca bulunmasını sağlar. Bu arşivleme çalışmasında “gelen” ve “giden” olmak üzere yazışmalar iki grupta değerlendirilmeli. İşyerine gelen ve işyerinden giden yazışmaları karıştırmamak gerekir.
İşyerlerinde yapılan iş toplanlatıları arşivlenmek ve geriye dönük incelenmek için sunum dosyalarında saklanır. Bu belgeler dosya türüne, tarihe ya da konu başlıklarına göre kategorilere ayrılarak saklanabilir. Ancak bu dosyaların mutlaka klasörlenmesi gerekir. Klasör üzerine sunuma dair bilgilerin ve tarihin mutlaka yazılması da en önemli ayrıntı olabiliyor. Uzun bir süre sonra geçmişte yapılan bir sunumun yeniden değerlendirilmesi gerekebileceği için bu ihtiyaç gözden kaçırılmamalıdır.
